Her toplantının bir gündemi vardır. Bu yazılmamış, konuşulmamış ya da tartışılmamış olabilir. Yine de belli bir gündem vardır. Gündemi kim kontrol ediyorsa, toplantıyı da o kontrol ediyordur. Eğer gündem önceden ilân edilmemişse, toplantının gizli gündemlerle sabote edilebilme tehlikesi vardır:
Sonuç olarak; kafa karışıklığı, moral bozukluğu ve başarısızlık ortaya çıkacaktır.
Yazılı bir gündem herkesin, toplantı öncesi, toplantı esnasında ve sonrasında neler yapması gerektiğine odaklanmasına imkân tanıyacaktır. Gündem:
- hazırlığa yardımcı olması açısından toplantının plânı
- toplantının gelişimini kontrol etmek için tarafsız bir kontrol aracı
- ve toplantının başarısını ölçmek için bir kriter olarak fonksiyon görecektir.
Toplantının gündemini belirleme sorumluluğu oturum başkanına aittir. Her şeyden öte toplantıyı düzenleyen sizsiniz. Yöneticinizi de buna dahil etmeniz gerekir. Toplantının yönetimini bir başkasına devretmeden oturum başkanı olarak yeterli etkinliği göstermeniz mümkün değildir; yönetici, tüm resim içinde kendine bir yer bulamazsa faydalı bir şekilde katkıda bulunamaz.
Niçin? Kim? Nerede? Ne zaman? Ne? Nasıl? gibi konuları netleştirmek için toplantı öncesi bir toplantı düzenlemeyi ve bunu kısa tutmayı unutmayın. Bir toplantının organize edilmesi ne kadar güçse verimsiz olma ihtimali de o kadar artacaktır.
Gündemde neler olmalı?
Gündem, toplantıda neler olacağını göstermelidir. Her madde aslında bir görevdir. Gündemdeki başlığı, görevin ne olduğunu, nasıl ele alınacağını ve grubun buna yönelik ne karar vereceğini göstermelidir. Bundan dolayı gündemdeki her madde, grubun ne yapması gerektiğini göstermesi açısından en azından bir eylem ifadesi içermelidir.
