Toplantılar insanlarda benzer duyguları harekete geçirmektedir. Bizim bunlara olan tepkilerimiz ise nadiren nötr olur. Bu gibi durumlardan ya daha kuvvetlenmiş, motive olmuş ve kararlılığımız artmış bir şekilde veya uzun süren konuşmalardan, tartışmalardan yılmış, baskılardan korkmuş bir şekilde çıkarız. Toplantının pozitif bir elektrik kazanabilmesi için aşamalarının çok iyi planlanması şarttır.
Bu aşamalar:
- Toplantının amacını
- Toplantıya kimlerin katılacağını
- Gündemde neler olacağını
- Toplantı yapılacak yerin durumunu
- Toplantının nerede, ne zaman yapılacağını
- Toplantının başkanının kim olduğunu
- Toplantıda kullanılacak destekleyici materyallerin neler olduğunu hazırlamaktır.
- Toplantının amacı iyi belirlenmemişse; Katılımcılar konunun başka yöntemlerle daha etkili biçimde ele alınacağını düşünürler. Tatmin olmazlar, toplantıda geçen süreci zaman hırsızı olarak nitelendirirler. Düzenleyen kişi saptanmış amacı katılanlara açıklayıp paylaşırsa olumsuzluk olmaz.
- Toplantıya katılımcılar iyi seçilmemişse; Kararları uygulama konumunda bulunmayanların etkili karar alabilmeleri olası değildir. Onun için gerekli kararların uygulanmasını sağlayacak anahtar kişiler saptanmalı ve toplantıya çağrılmalıdırlar.
- Toplantının gündeminde;yapısal olarak bir eksiklik var ise gündem etkili olamaz. Gündem maddeleri toplantı öncesi dağıtılmalıdır.
- Toplantı yapılacak yerin fiziki durumu; aşırı sıcak, aşırı soğuk, aşırı kalabalık, aşırı gürültülü ve sürekli kesintiye uğrayacak ise etkili olamaz. Onun için toplantı yeri önceden ziyaret edilip, olumsuz koşullar giderilmelidir.
- Toplantının nerede ne zaman yapılacağı; katılımcılara toplantı günü, saati ve nerede yapılacağı iletilemezse etkin olamaz. Bu iletişim iyi sağlanmalıdır.
- Toplantı başkanının kim olduğu; başkan rehberlik yapamayan, tartışmaya açık olmayan katılımcıları sindiren ve beklenen iş birliğini sağlayamayan birisi olursa toplantı etkin olamaz. Başkan:
- Katılanların duygularına, gereksinimlerine duyarlı olmalı.
- Söz almayanları tartışmaya davet etmeli.
- Aşırı konuşanları da kısıtlamalıdır.
- Toplantıda kullanılacak destekleyici materyaller: Özelliğine göre destek materyaller kullanılmayıp sadece tartışma, konuşma şeklinde yapılan toplantılar katılımcıların bir kısmının motivasyonunu bozup, düşüncelerini toplantı dışına çıkarabilirler. Onun için toplantılarda görsel iletişim araçlarından (Video, slayt, projeksiyon v.b) faydalanmak etkinliği artırır.
