Toplantılar yöneticilerin en büyük silahı, yönetim biliminin ise kalbi diyebiliriz. Toplantılar ilham ve enerji verici, aydınlatıcı, paylaşımcı ve eğlendirici olmakla beraber, bazı durumlarda motivasyon bozucu ve sıkıcı olabilir. Etkili toplantıların üç altın kuralı vardır:
1. Her toplantı kendine özgüdür. Kendi amaçları vardır. Eğer toplantı yapmak için tanımlanabilir bir amaç ortada yoksa, ya da bu amaçlara daha farklı şekillerde ulaşmak da mümkünse, o zaman kendinize toplantının gerekli olup olmadığını sorun. Bu özellikle de; haftalık, ekip, proje ve komite toplantıları gibi düzenli toplantılar için geçerlidir. Her toplantının amacı kendine özgü ve eşsiz olmalıdır. Belli bir amaca yönelik olmayan toplantılar çok pahalı oyuncaklardır.
2. Bir toplantının başarısı sonuçları ile değerlendirilir. Yaptığınız her toplantının ardından bir eylem listesi kaleme alma alışkanlığını edinin. Toplantı bittikten sonra neler olacak? Bunlardan bazılarını toplantıyı yapmadan önce kararlaştırma ya da yapması için bir başkasına devretmeniz mümkün olur muydu? Bunlara yönelik sorumluluklar ilgili kişilere net bir şekilde izah edildi mi? Yapılması gerekenler belli bir zaman dilimi içinde mi yapılmalı? Gelişmeyi kim kontrol edecek? Eğer bir toplantının sonunda yaptığımız her şey, bir sonraki toplantıyı ayarlamaya yönelikse, ciddi anlamda bir şeyler yolunda gitmemiş demektir.
3. Toplantıyı yürütmek, bütün bir grubun sorumluluğundadır. Toplantıyla ilgili ilk elden sorumluluk tabii ki oturum başkanına (toplantıyı düzenleyene) aittir. Ama her katılımcı toplantının yolunda gitmesi için elinden geleni yapmalıdır. Toplantının zamanını kontrol eden kişi, oturum başkanına toplantının zamanlamasını ayarlamada, üzerinde görüş birliğine varılan eylemleri kontrol etmede ve toplantının gelişimini ve sonuçlarını kaydetmede aktif olarak yardım edebilir.
